Flere ting er viktige for videokonferanser. Du må konfigurere utstyret riktig. Det er også viktig å organisere alt godt, og sørge for at alle andre på konferansen har det bra med lyd og video.
Bruksanvisning
Trinn 1
Begynn å forberede deg til en seriøs videokonferanse senest 24 timer i forveien. Sjekk maskinvaren, fungerer alt? For å gjøre dette, foreta en testvideosamtale. Du bør ikke utsette testing av utstyret til kvelden; det er best å gjøre det om morgenen. Hvis du plutselig oppdager problemer, vil du i løpet av en dag være i stand til å takle dem: Kontakt teknikere og instruere dem om å løse problemet.
Steg 2
Forbered møterommet ditt. Installer kameraet slik at det ikke lyser direkte på det. Sjekk bildekvaliteten. Det er best å holde en konferanse under kunstig belysning, da intensiteten av dagslys som kommer inn i vinduene er veldig avhengig av været. Ved å slå på lysene kan du sette opp kameraet slik at det bare slår på det neste dag uten å bekymre deg for det.
Trinn 3
Koble til en mikrofon og sørg for at det er lyd og god nok lyd. Det kan hende du må justere mikrofonens EQ for å redusere sus eller fløyter. Gjør det på forhånd, ikke utsett det til dagen for konferansen. Sørg for at alt fungerer. Juster mikrofonvolumet slik at du kan snakke rolig uten å heve stemmen din, og alle kan høre deg perfekt.
Trinn 4
Sørg for å invitere en tekniker til en videokonferanse i tilfelle det er tilfelle. Hvis noe likevel mislykkes (når alt kommer til alt kan skje), vil han hjelpe til med å raskt løse problemet. Den vanligste årsaken til forstyrrelser og problemer i videokonferanser er nettopp alle slags tekniske problemer.
Trinn 5
Kontroller alt utstyr på nytt noen minutter før konferansestart. Deltakere må kanskje ringes på forhånd for å forsikre seg om at de har det bra også.
Trinn 6
Respekter etikette for videokonferanser. Det første trinnet er å introdusere alle involverte. Hvis konferansen er flerfarget, utnevn en leder i hver gruppe som gir ordet til programlederne, og kontroller prosessen slik at alle ikke prøver å snakke samtidig.
Trinn 7
Husk at du som konferansier er i søkelyset. Det er ingen mennesker rundt deg i møterommet, men det er et kamera, så følg din oppførsel og bevegelser. Hvis du vil slå av lyden for å redusere støy, må du varsle andre parter. Hvis det er noe problem med forbindelsen, vær rolig og smil. Ikke vær nervøs.
