Selv om moderne teknologier praktisk talt har ødelagt den epistorære sjangeren i privatlivet, og vi praktisk talt har sluttet å skrive brev til venner, bekjente og slektninger, er forretningskorrespondanse fortsatt relevant. Dette er fordi et forretningsbrev er et juridisk dokument, akkurat som andre riktig utførte og signerte avtaler. Derfor må alle som, som en del av sine offisielle oppgaver, arbeider med korrespondanse, lære å skrive brev.
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis vi er enige om at et forretningsbrev er et dokument, må utformingen være i samsvar med alle standarder og krav til dokumenter. Det er skrevet på brevpapiret til organisasjonen, på et ark standard A4-papir. Tradisjonelt er skriften Times New Roman eller Arial i størrelse 12. Margen til venstre er 3 cm, til høyre - 1,5 cm.
Steg 2
Skjemaet må inneholde all nødvendig informasjon om organisasjonen du representerer: navn, juridisk adresse, bankdetaljer og kontaktfakser, telefoner, e-postadresse.
Trinn 3
Til venstre, angi emnet på brevet, prøv å passe inn i en kort setning. Til høyre, skriv til hvem brevet er ment - navnet, initialene til adressaten, hans stilling, organisasjonens navn og adresse. Begynn alle forretningsbokstaver med adressen "Kjære …", i adressen, husk å skrive navnet og patronymicen til adressaten.
Trinn 4
Før du begynner å skrive et brev, må du fokusere og vurdere hvilken tanke, forslag eller informasjon du vil formidle til respondenten. Du må forstå de lange, forvirrede og usammenhengende brevene som ingen vil lese.
Trinn 5
Slik at brevet etter de aller første setningene ikke blir sendt til søpla eller kommer av med et abonnement, presenterer teksten i en logisk rekkefølge, slik at hver påfølgende setning er en fortsettelse av den forrige og blir fylt med ny betydning. Et slikt brev vil bli lest med interesse. I tillegg kan du prøve å holde deg innenfor 1 ark volum. Dette er en indikator på din evne til kort og tydelig å uttrykke tankene dine, noe som umiddelbart tiltrekker adressaten til deg.
Trinn 6
I brevet skal du vie første avsnitt til en kort dekning av problemet, oppgaven og angi årsaken til at løsningen er nødvendig. Deretter kan du uttrykke tankene dine om denne saken, komme med forslag eller bare den nødvendige informasjonen. Avslutningsvis trekk konklusjoner og beskriv fordelene ved å godta forslaget ditt, eller gi en kort analyse av informasjonen du presenterte ovenfor.
Trinn 7
Skriv under på brevet, gi en utskrift av signaturen din som angir posisjon og telefonnummer.
