Hovedformålet med arrangementet er å gi informasjon til deltakerne eller å skaffe seg viss erfaring fra deltakerne. En ideell begivenhet er som et urverk - alt går i en streng rekkefølge, handlingene til arrangørene koordineres og går ikke i samsvar med hverandre. Dette er resultatet av planlegging og forberedelse, som vanligvis tar flere måneder.
Det er nødvendig
- - en stab på minst fem ansatte
- - budsjett for arrangementet
Bruksanvisning
Trinn 1
Først og fremst definerer du formålet og temaet for arrangementet. På bakgrunn av dette vil hele den videre ordningen for arrangementet bli bygget. Formålet med arrangementet avgjør markedsføringsmetoden og målgruppen som arrangementet er viet til.
Steg 2
Bestem deg for et sted for arrangementet. Stedet bør avhenge både av formålet med arrangementet og av antall deltakere, samt av det forventede scenariet for arrangementet. Det er viktig å ta seg av gjestenes service. Vurder flere alternativer og velg det mest optimale forholdet mellom pris og kvalitet.
Trinn 3
Markedsfør arrangementet aktivt. Annonsekampanjen skal starte en og en halv måned før begivenheten starter og avsluttes en måned før. Parallelt med det er prosedyren med "kaldt kall" for å invitere gjester til et arrangement rimelig. Alle operasjoner for dannelse av deltagerlistene må gjennomføres maksimalt en uke før arrangementet.
Trinn 4
Bruk hjelp av sponsorer eller høytstående personer. Dette vil ikke bare styrke forretningsforbindelsene dine, men også gi en viss status til arrangementet ditt. Gi tid til disse personene til å snakke, helst i begynnelsen av arrangementet.
Trinn 5
Fordel ansvar blant personalet som er involvert i koordinering av aktiviteten. Alle bør tydelig kjenne sin ansvarskrets og hendelsene de skal kontrollere. Det skal ikke være hvite flekker, alle skal ha instruksjonene i trykt form og kjenne dem utenat.
Trinn 6
Dagen før seminaret er det nødvendig å instruere personellet som utfører koordineringsaktiviteter på arrangementet. På dagen for arrangementet må alle koordinatorer vises minst en time før arrangementets start.
