Stifting av dokumenter er en vanlig prosedyre i kontormiljøet. Til tross for at det virker enkelt, er det spesielle forskrifter som bestemmer reglene for søm av dokumenter og utførelse av dem. Og disse reglene bør være kjent slik at dokumentene som sendes til anbudet eller til arkivet ikke blir returnert for videre behandling og endring.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å sikre sikkerheten til dokumentene etter blinking, samt for å sikre at de lagres i riktig rekkefølge, må alle ark unntatt inventaret nummereres. Dokumenter arkiveres i kronologisk eller alfabetisk rekkefølge. Konvolutter med nestede ark nummereres før nestede ark. Tomme ark er ekskludert fra saken og ødelagt uten nummerering.
Steg 2
Nummer arkene i saken med en enkel blyant fra topp til bunn, og la tallene være i øvre høyre hjørne av hvert ark, uten å påvirke teksten. Antall bilder og grafikk på baksiden i øvre venstre hjørne.
Trinn 3
Hvis dokumentene inneholder kart limt fra flere ark, nummerer du dem som ett ark, og angir antall ark i limingen. På slutten av nummereringen, skriv et sertifiseringsbrev på et eget ark. Angi i det antall ark og funksjoner i individuelle dokumenter, samt deres fysiske tilstand.
Trinn 4
I tillegg må det utarbeides en oversikt over det arkiverte settet med dokumenter. Ikke nummer inventarark. I dokumentet skriver du navnet på dokumentet, skriver inn datoen for inventaret, en kommentar som bestemmer formålet med settet med dokumenter, og som også viser alle dokumenter, med tanke på antall ark. På slutten av varelageret skriver du inn navnet, etternavnet og patronymet til opphavsmannen.
Trinn 5
Størrelsen på dekselet til hvert tilfelle skal være 229x324 mm. På det første og siste arket i saken, stikker du strimler av tynn papp før du syr. En ledning føres gjennom disse stripene. Bruk silikatlim for å fullføre saken.
Trinn 6
På venstre kant av margene, uten å berøre tekstfeltet, lager du tre hull med en syl eller hullsymmetrisk langs hele arkets høyde, i en avstand på 3 cm fra hverandre. For å sy, bruk sytråd eller bankgarn og en syål.
Trinn 7
Sy dokumentet to ganger for å sikre at settet er sterkt. Trekk endene av tråden fra midthullet på baksiden av det siste arket og bind dem i en knute. Fest et klistremerke på saken med en forsikrende påskrift, forsegl den og lukk enheten.
Trinn 8
La endene på trådene være fri. Sertifiseringsmerket må ha en tydelig og lesbar signatur fra lederen og organisasjonens segl.
